Schritt für Schritt zu Ihrem ersten Serienbrief

 Selbst wenn Sie sich noch nie mit Serienbriefen oder Serienmails beschäftigt haben, finden Sie den perfekten Einstieg. Lernen Sie die wichtigsten Grundlagen kennen und erstellen Sie schnell und unkompliziert den ersten Serienbrief.

Schritt für Schritt führen wir Sie ganz sicher durch den kompletten Vorgang vom leeren Dokument bis zu Ihren ersten Serienbriefen. In kürzester Zeit wissen Sie alles, um direkt mit Ihrem eigenen Projekt zu starten.

Daten aus Outlook, Excel und Access für den Seriendruck verwenden

Word unterstützt zahlreiche unterschiedliche Datenquellen. Das hat den Vorteil, dass Sie die Empfängerinformationen für einen Serienbrief nicht erst in ein passendes Format konvertieren müssen. Die Seriendruckfunktion kann Ihre Kontakte aus Outlook auslesen, aber unterstützt genauso Excel- oder Access-Dateien, Word-Tabellen, Text- oder CSV-Dateien und sogar SQL Server-Abfragen.

Jede Datenquelle hat Ihre Besonderheiten und in unserem E-Book erfahren Sie im Detail, wie Sie Ihre Adressdaten optimal für den Seriendruck mit Word verwenden.

Outlook-Kontakte ganz einfach nutzen

Wen Sie Ihre Adressen in Outlook verwalten und nun einen Serienbrief oder eine Serienmail an Ihre Kontakte verschicken möchten, haben Sie es besonders einfach. Word stellt sogar einen eigenen Befehl im Menü der Schaltfläche Empfänger auswählen zur Verfügung.

Aber es gibt noch eine Alternative, denn der Seriendruck kann auch aus Outlook heraus gestartet werden. Dieser Weg bietet sogar zahlreiche Vorteile wie den kompletten Zugriff auf alle Outlook-Daten (zum Beispiel zum Filtern nach Kategorien). Im E-Book finden Sie alles im Detail erklärt.

So verwenden Sie Ihre Adressliste in Excel

Zu den häufigsten Datenquellen für Word-Serienbriefe zählen Excel-Arbeitsmappen. Excel ist auf fast allen Rechnern zusammen mit Word installiert und es ist auch sehr einfach, eine tabellarisch aufgebaute Adressliste zu erstellen.

[TIPP] Ein fester Zellbereich ist schnell als Datenquelle an Word übergeben, aber in der Praxis sind Adressenlisten selten statisch. Es kommen neue Datensätze hinzu oder es werden vorhandene Datensätze gelöscht - die Größe des Zellbereichs kann von Tag zu Tag variieren. Damit Sie die Namenszuordnung in Excel nicht immer wieder ändern müssen, zeigen wir, wie Sie einen dynamischen Bereichsnamen für Ihre Adressenliste erstellen, der sich immer voll automatisch anpasst.

Weitere Datenquellen für Ihren Seriendruck

Mit Outlook und Excel kommen Sie schon sehr weit, aber natürlich können Sie auch Adressen aus anderen Quellen für den Seriendruck nutzen. Das E-Book liefert auch hier ganz konkrete Tipps und leicht nachvollziehbare Anleitungen, so dass Sie sich ganz nach Bedarf gezielt mit dem für Sie passenden Kapitel beschäftigen können:

Access-Datenbanken ,     Word-Dokumente ,    Text- oder CSV-Dateien ,    SQL Server-Datenbanken 

Tipps & Praxislösungen

Jedes Seriendruck-Projekt ist anders und immer wieder gibt es kleine Details, die angepasst und optimiert werden müssen. In unserem E-Book haben wir aus Hunderten von Anfragen an die Word Weekly-Helpline die wichtigsten Tipps & Kniffe zusammengestellt, die Ihnen schnell weiterhelfen. Zum Beispiel:

Die perfekte Anrede

Erstellen Sie im Handumdrehen individuelle Anredeformen für Ihren Serienbrief, so dass jeder Empfänger ganz persönlich angesprochen wird.

Wir zeigen dabei auch, wie Sie mit Ausnahmesituationen umgehen und verschiedene Anredeformen verwenden.

Finetung für den Adressblock

Es kann passieren, dass sich Word trotz intensivster Bemühungen weigert, den Adressblock oder die Grußzeile so einzufügen, wie Sie es sich vorstellen. Helfen Sie dann Word auf die Sprünge und nehmen die Feldzuordnungen ganz einfach selber vor.

Duplikate aufspüren

Adresslisten erhalten häufig doppelte Einträge. Wir zeigen, wie Sie Duplikate in der Datenquelle schnell aufspüren, damit ein Empfänger Ihren Brief nicht mehrfach erhält.

Empfängerlisten filtern und sortieren

Nicht immer möchten Sie einen Serienbrief an alle Empfänger in der Adressliste verschicken. Vielleicht sollen ihn nur Personen in einem bestimmten Postleitzahlbereich oder nur Geschäftskunden erhalten. Bevor Sie jetzt für jeden Empfängerkreis eine eigene Adressenliste anlegen, nutzen Sie die Filterfunktionen, die Ihnen der Seriendruck von Word anbietet. Damit reduzieren Sie die Empfängerliste mit wenigen Mausklicks.

Zahlen und Datumsangaben richtig formatieren

Ein typisches Problem beim Seriendruck betrifft die Übernahme von Zahlen und Datumsangaben aus der Datenquelle.